Le vacanze sono vicine: non resta che organizzarsi per far sì che il proprio business vada avanti anche mentre si è lontani dall'ufficio
Lavorare all’interno di un’azienda non è semplice e, per quanto un lavoro ci appassioni, il senso di responsabilità che deriva dalla gestione delle attività può essere spesso fonte di stress e preoccupazione. Proprio per questo è molto importante prendersi anche dei periodi di pausa per staccare la spina, ricaricare le proprie energie e tornare operativi più in forma che mai.
Ora che ci troviamo nel bel mezzo dell’estate, tanti lavoratori approfitteranno dei benefici che questa bella stagione offre al corpo e alla mente per pianificare le proprie vacanze.
Prima di allontanarsi dai propri impegni lavorativi però, è importante anche organizzarsi perché le attività non si interrompano del tutto mentre siamo via e, soprattutto perché si possa partire in tranquillità, senza avere l’ansia di aver lasciato del lavoro in arretrato.
Ecco perché prima della partenza bisognerebbe dedicarsi alla definizione di un piano in prospettiva della propria assenza dall’ufficio. Ma quali sono le principali attività da pianificare in questa fase? Naturalmente queste cambiano a seconda del business della propria azienda; in questo articolo vedremo quelle più comuni e, dal nostro punto di vista, più rilevanti.
Fai un punto della situazione
La prima cosa utile da fare prima di lasciare l’ufficio (o casa, per chi lavora da remoto) è quella di stilare una lista delle attività da chiudere e quelle invece già concluse. Prenditi almeno una settimana per fare un riepilogo, coordinarti con i colleghi e soprattutto per darti il tempo di portare a termine i task rimasti in sospeso.
Stilare una lista ti permetterà di avere un quadro chiaro di ciò che resta da fare e di tenere sotto controllo gli impegni, per poi partire senza avere la preoccupazione di non aver fatto qualcosa.
Programma le email
Per fortuna esistono le automatizzazioni! Se solitamente i clienti si rivolgono a te per la richiesta di informazioni o la gestione di progetti, avvisali del fatto che per un periodo non ci sarai e potranno eventualmente affidarsi a un collega che ti sostituisce. Puoi quindi impostare durante i giorni di ferie una risposta automatica che segnali appunto a partire da quando non sarai a lavoro, se prevedi di gestire perlomeno le email più importanti anche a distanza o deleghi tutto a un'altra persona (indicando quindi i riferimenti per contattare il collega) e quando invece i clienti potranno nuovamente parlare con te.
Invia una newsletter di avviso
Se a chiudere è l’intera azienda, bisogna segnalare al cliente che per un certo lasso di tempo quel servizio non verrà offerto. Le newsletter possono dare una mano in questo senso. Si potrebbe infatti programmare una newsletter generica, che informi il cliente di quale saranno esattamente i giorni di chiusura e del fatto che potranno tornare a rivolgersi a voi a partire da una certa data.
Ti ricordiamo che su Mail Marketing trovi tanti template tra cui scegliere per la tua comunicazione (o puoi anche creare il tuo template per la composizione del tuo messaggio personalizzato); non solo, puoi anche programmare gli invii, per cui potresti creare in anticipo il messaggio ma farlo partire nei giorni immediatamente precedenti alla chiusura.
Pubblica un post-annuncio sui social
Lo stesso discorso fatto per le newsletter può essere valido anche per i social. Se l’azienda non sarà operativa per un po’, dobbiamo far sì che questo sia chiaro al cliente. Ecco perché è consigliabile pubblicare un post sui social in cui si specificano le date di chiusura e si rassicurano i propri followers del fatto che presto tornerete alla base, più operativi che mai.
Poiché gli utenti potrebbero contattarvi anche via chat, bisognerebbe anche impostare una risposta automatica che li informi del fatto che in quel momento non possono avere una risposta ma la avranno non appena l’azienda riaprirà.
Pianifica i post sul blog
Il fatto che si vada in ferie non significa che non si possa portare avanti nessuna attività mentre si è lontani dall'ufficio. Se si programma il proprio lavoro in anticipo, una parte di questo può essere comunque realizzato anche in nostra assenza.
Ad esempio i post sul blog. Non è detto che il piano editoriale debba andare in vacanza con i dipendenti! Solitamente le ferie estive vengono stabilite con parecchio anticipo per cui ci si potrebbe organizzare per la scrittura di articoli da pubblicare nel periodo di stacco. Questo è importante soprattutto se portiamo avanti una rubrica, con appuntamenti settimanali, e i nostri contatti si aspettano di leggere i nostri aggiornamenti con frequenza. Ciò che farà la differenza in questi casi sarà la pianificazione, ma non solo per il blog.
Setta l’ADV online
Se abbiamo già attivato una campagna di ADV su Facebook Ads che ingrana, perché disattivarla in prospettiva del fatto che non ci saremo? Fortunatamente le campagne, una volta che abbiamo impostato il nostro obiettivo, definito il target e generato la creatività, possono procedere in autonomia. Prima delle ferie, verifichiamo quindi quali di quelle attive valga la pena portare avanti e quali invece non stiano portando i loro frutti ed è quindi preferibile disattivare.
Se gestisci un ecommerce dovresti poi tenere conto anche delle campagne di retargeting! Si sa, il mondo online non dorme mai; è quindi molto probabile che anche mentre sarai via gli utenti visitino il tuo sito e aggiungano prodotti al carrello senza completare l’acquisto. Settare le campagne di retargeting su Facebook ti sarà utile proprio per catturare l’attenzione di coloro che si erano mostrati interessati al tuo catalogo, e indurli a tornare sul sito per acquistare il/i prodotto/i. In questo modo sfrutterai un’occasione d’oro per attirare nuovi clienti verso il tuo brand, anche mentre ti trovi in vacanza.
Una volta che hai impostato e pianificato tutte le tue attività, non ti resta che chiudere le valigie e partire, senza la preoccupazione di aver lasciato qualcosa in sospeso.
Dato che, come spesso capita, le migliori idee vengono proprio quando ci si rilassa e la mente è libera dagli impegni lavorativi, porta con te un’agendina in cui annotare spunti, idee, riflessioni che possono emergere nei giorni in cui sarai lontano/a dall’ufficio.
Idee che potrai poi concretizzare e condividere con i colleghi una volta che tornerai alla base, in modo che il ritorno alla routine non sia poi traumatico ma, al contrario, pieno di energia e nuovi stimoli per i mesi successivi.
