Perché un webinar abbia successo è necessario promuoverlo in anticipo, ma non solo! Ecco alcuni consigli
Tutti noi in questa fase di lockdown da Coronavirus stiamo sperimentando un periodo di isolamento forzato e prolungato. Per fortuna esiste il web, che ci sta dando una grossa mano nel riempire le nostre giornate.
Tra i tanti servizi offerti online, uno dei più diffusi è senza dubbio il webinar, traducibile con seminario online. Parliamo quindi di un evento formativo in video-conferenza, in cui uno o più relatori conducono una lezione su uno specifico tema. Solitamente avviene in diretta, ma può essere registrata e resa pubblica nei giorni successivi.
Ad oggi sono molto seguiti i webinar tenuti da esperti nel web marketing. In genere ad organizzarli sono degli enti di formazione, che inseriscono questi seminari all’interno di un corso o master, oppure scelgono di fare delle lezioni gratuite sia per dimostrare le proprie competenze professionali sia per far conoscere la realtà di cui fanno parte.
Per far sì che l’evento venga seguito da un vasto pubblico, è molto importante innanzitutto pubblicizzarlo in anticipo, utilizzando tutti gli strumenti che la Rete offre. L’e-mail marketing è senz’altro tra questi.
In particolare, in relazione al webinar, le e-mail potrebbero avere diverse finalità. Ecco le principali.
Informare il pubblico.
Ogniqualvolta si voglia pubblicizzare un evento, il primo passo è sicuramente quello di comunicarlo a quante più persone possibili. Il nostro consiglio è quello di inviare una newsletter con largo anticipo (almeno tre settimane prima) ai vostri contatti, nella quale spiegate innanzitutto quale sarà il topic del webinar. Non è necessario dilungarsi in spiegazioni approfondite, per questo ci sarà tempo durante la lezione, però è utile anticipare ciò di cui si parlerà, anche per evitare che l'evento non soddisfi le aspettative del partecipante. Cercate di porvi e rispondere a queste domande: come si struttura il mio webinar? Su quali punti si incentrerà il mio discorso? E, ancora più importante: perché l'utente dovrebbe prendervi parte? Quali sono i vantaggi per lui a livello formativo?
Tenete presente che la prima e-mail è quella più importante perché si pone come "biglietto da visita" e vi offre l'occasione imperdibile di stimolare e far accrescere l'interesse di un utente verso la vostra realtà. Scegliete quindi un oggetto e un pre-header accattivanti e formulate un testo breve ma ben strutturato a livello di contenutistica. E l'immagine? Anche quella dovrà essere scelta con cura, facendo attenzione sia alla qualità sia alla pertinenza con l'argomento trattato.
Naturalmente, oltre ad offrire un breve riepilogo sulla tematica affrontata, bisognerà segnalare altre info utili affinché la persona che contattate possa connettersi, quindi data, orario e specifiche su come collegarsi.
Per spingere l’utente a compiere l’azione desiderata, ovvero registrarsi all’evento, non dimenticate di inserire il tasto con una call to action che rimandi al form di registrazione.
Vi ricordiamo che su Mail Marketing trovate tanti template tra cui scegliere per la realizzazione della vostra newsletter; se invece avete già un modello personalizzato, potete caricarlo e utilizzare il vostro.
Conferma di registrazione.
Ci siamo: il destinatario dell'e-mail ha trovato la vostra presentazione sul webinar davvero interessante e si è registrato. Ottimo, non vi resta che confermare la registrazione con un'e-mail automatica, nella quale potreste inserire anche il link all'evento Facebook e far sì che il partecipante lo condivida sul proprio profilo. In questo modo potrà coinvolgere anche i suoi amici virtuali.
All'interno della stessa potreste aggiungere poi il link al calendar (così da permettere all'utente di aggiungere l'evento alla sua agenda personale), oltre a ribadire a grandi linee ciò che avete detto nel primo messaggio, in relazione ai temi che verranno affrontati nel seminario e i dettagli su giorno e orario.
Reminder.
Può capitare che le persone che si sono registrate si dimentichino dell’evento quando arriva il momento. Per questo motivo è consigliabile inviare un’e-mail di promemoria a una settimana dalla lezione e un’altra mezz’ora o un’ora prima dell’evento. L’invio del promemoria il giorno stesso potrebbe contribuire in modo significativo all’aumento del tasso di partecipazione.
E-mail di ringraziamento.
Non appena avete terminato la vostra lezione, la prima cosa che vi consigliamo di fare è quella di inviare un’e-mail di ringraziamento a coloro che vi hanno partecipato. Per farlo, scegliete le parole giuste. Pensate ad un messaggio affettuoso e - per quanto possibile - personalizzato, nel quale esprimete la vostra felicità nel sapere che quella persona ha scelto di dedicare del tempo ad ascoltare ciò che avevate da dire.
Se avete messo a disposizione degli iscritti la registrazione del webinar, sarebbe utile segnalare anche il link al video.
Inoltre, se a fine seminario doveste rendervi che alcuni tra coloro che si erano registrati non si sono poi effettivamente connessi, provate a ricontattarli e ad indagare sulle motivazioni, per capire se è stata semplicemente una dimenticanza, se hanno avuto problemi con il link per il collegamento, oppure se c'era di base uno scarso interesse verso la vostra lezione e/o verso il topic. Per ottenere queste informazioni, lo strumento più intuitivo è quello della survey: preparate quindi un breve questionario in cui chiedete all'utente rapide informazioni sul perché della mancata partecipazione. Ciò vi aiuterà a farvi un'idea più chiara sul suo effettivo grado di coinvolgimento verso la vostra realtà.
Il questionario potrebbe essere utile anche per avere un feedback da coloro che hanno partecipato: saranno loro a dirvi se e quanto la lezione è stata utile e interessante, e anche se sarebbero disposti a consigliarla ad altri. Agli stessi partecipanti si potrebbe chiedere infine di lasciare una recensione sui social o sulle piattaforme di recensione nelle quali siete attivi.
“E non è finita qui!”
Il webinar si è concluso, ma non le vostre attività di e-mail marketing.
Se siete riusciti a stimolare la curiosità di coloro che avevano ricevuto la prima e-mail informativa, vuol dire che state andando alla grande: continuate così! Il fatto che l’utente abbia preso parte alla lezione, infatti, è la dimostrazione più evidente del suo interesse verso quello che avevate da dire/da offrire, altrimenti non avrebbe dedicato del tempo al webinar.
Se gli piaceva l’argomento, probabilmente sarà disposto anche ad acquistare un corso di approfondimento online o frequentare un master organizzato da voi. Nei giorni successivi all'evento, attraverso le e-mail potrete perseguire il vostro l’obiettivo: informare l’utente sui corsi disponibili sul vostro sito, per portarlo a compiere un’azione ulteriore, come quella appunto dell’acquisto.
Anche se al momento non avete un’offerta commerciale interessante, non è un problema, potete sempre farlo più in là, e nel frattempo mantenervi in contatto con l’utente in altri modi. Ad esempio potreste inviare una newsletter per invitarlo a leggere un articolo particolarmente interessante sul blog oppure per spingerlo a vedere i vostri video formativi. Tutte queste azioni contribuiranno all’accrescimento della brand awareness, o conoscenza della vostra scuola/azienda.
Speriamo che in seguito alla lettura di questo articolo vi siano più chiare le motivazioni per cui l’e-mail marketing sia uno strumento di conversione formidabile, se sfruttato nel modo corretto e con le giuste tempistiche. Ora non vi resta che fare un ripasso di tutti i suggerimenti e metterli in pratica. Fatene buon uso, soprattutto in occasione di eventi e proposte one-shot!
